سامانه جامع نظام پيشنهادها

خصوصيات نرم‌افزار بهبود كاملاً مبتنی بر WEB:

بومی سازی:

مهمترين عامل در هرسيستم اطلاعاتی، انطباق آن با خواسته‌ها و نيازهای سازمان می‌باشد بطوريكه افراد بتوانند با كمترين تغيير با سيستم موجود خود و به راحتی با آن شروع بكار كنند كه اين كار موفقيت سيستم را تضمين خواهد كرد. به همين منظور قبل از اجرای اين نرم‌افزار در سازمان تمامی عناوين و موارد اطلاعاتی مطابق با آيين‌نامه مصوب سازمان ، بومی‌سازی شده و سپس نصب خواهد شد.

انتقال تجارب مفيد:

تجربه اجرای نرم‌افزار در بيش از 200 سازمان دولتی ، خدماتی ، توليدی و بانكی باعث شده كه نرم‌افزار توليد شده در سطح بالایی از امكانات و توانايی‌ها قرارگيرد كه همين امكانات متنوع و كارا باعث كسب ايده‌های نو و بالابردن سطح آيين‌نامه و مفاهيم اين سيستم در بسياری از سازمان‌ها شده است .

حوزه عملكرد:

با توجه به گستره عملكرد سازمان‌ها و پراكندگی جغرافيايی آنها ، اين سيستم می‌توانند هم بصورت دبيرخانه متمركز با گردش كار مختلف و هم بصورت چند دبيرخانه‌ای (توزيع شده) در سازمان پياده‌سازی شده و جريان اطلاعات كاملی را برای هر روش داشته باشد. بنابراين هرنوع سازمانی با هرنوع جريان كاری می‌تواند با اين سيستم كاركرده و نيازهای خود را برآورده سازد.

پارامتريزه و قابليت انعطاف:

با توجه به نوع سازمان و نحوه سياست‌های درون سازمانی در اجرای نظام پيشنهادها كه منجر به توليد آيين‌نامه‌های مختلف با روش‌های مختلف در سازمان‌ها شده است ، نرم‌افزار مذكور به نحوی طراحی گرديده كه پاسخگوی كليه نيازها بوده و براحتی قابل اجرا می‌باشد. مواردی همچون درصدها و ضرايب انواع پاداش‌ ، حق‌الزحمه‌ها ، شاخص‌های امتيازدهی ، انواع پيشنهاد ، زمينه‌ها و سطوح پيشنهاد و ... براحتی قابل تعريف و تغيير هستند .

هدفمندی:

اميد به پايداری و دوام هر سيستمی منوط به هدف‌دار بودن آن و داشتن برنامه ، جهت رسيدن به آن هدف می‌باشد. نظام پيشنهادها نيز از اين امر مستثنی نبوده و داشتن برنامه هدف بايد از جمله مولفه‌های اصلی ايجاد آن باشد كه در اين نرم‌افزار امكان تعيين شاخص‌های هدف و برنامه مربوطه ، به شما داده می‌شود.

دانش داده‌ها و هوشمندی:

استفاده از موتور جستجوی فارسی با منطق فازی (Fuzzy Logic) ، از جمله جديدترين متدولوژی‌های جهانی است كه نمونه آن در سايت‌های جستجوی حرفه‌ای مورد استفاده قرار گرفته است و بهترين راه‌كار جهت جلوگيری از ارائه پيشنهادهای تكراری می‌باشد. پياده‌سازی اين روش در نرم‌افزار موجود ، باعث شده كه نگرانی‌های سازمان‌ها از بالا رفتن كاذب سرانه ارائه پيشنهاد تا حد زيادی مرتفع گردد. اين جستجو هم می‌تواند توسط خود پيشنهاددهنده هنگام ارائه پيشنهاد و هم توسط دبيرخانه نظام انجام شود.

رديابی:

رديابی و كنترل پيوسته پيشنهاد توسط پيشنهاددهنده و پيگيری آن ، از مواردی است كه در آگاه‌سازی و اطلاع‌رسانی بموقع كمك بسزايی می‌كند .

كنترل پروژه‌ها:

یكی از چالش‌ها و نگرانی‌های سازمان‌ها ، عدم اطلاع از نحوه و چگونگی اجرای پيشنهادهای مصوب می‌باشد كه بدليل مدت‌دار بودن اين امر در بعضی موارد به فراموشی سپرده می‌شود. در اين سيستم می‌توانيد كنترل پروژه‌ها را انجام داده و درصد پيشرفت كارها را مشاهده نمائيد.

موازی سازی:

در بسياری موارد ،پيشنهاد رسيده به دبيرخانه احتياج به نظر كارشناسی همزمان چند نفر ، چند واحد يا چند كميته را دارد كه از جنبه‌های مختلف ، پيشنهاد ، مورد ارزيابی قرار گيرد. در اين سيستم امكان ارجاع همزمان پيش بينی شده تا بصورت موازی ، نظرسنجی انجام شده و نتيجة بهتر و سريعتری حاصل شود.

جايگزينی:

در بسياری از سازمان‌ها ، افراد جانشين و جايگزين وظايف موجود را بجای آنها انجام می‌دهند. اين كار در نظام پيشنهادها نيز امكانپذير است. بدين ترتيب كه هر دبير يا فرد مسئول در اين سيستم می‌تواند فرد جايگزين برای خود معرفی نموده و مجوز انجام امور مربوط به خود را به ايشان نسبت دهد.

اعتلی فرهنگ سازمانی:

يكی از معيارهای اساسی در ايجاد و نگهداشت نظام پيشنهادها در سازمان فرهنگ‌سازی و بالابردن نوع نگرش افراد به اين نظام می‌باشد. اين كار می‌تواند از طريق آگاهی دادن مستمر انجام شود كه ابزار آن در اين سيستم پيش بينی شده است. به همين منظور می‌توان از طريق تعريف شعارهای هفتگی ، اخبار ، اعلاميه‌ها ، مصوبات و تصميمات ، گزارشات عملكردی و ... نوع نگاه كاركنان را تغيير داده و جاذبه مورد نياز را ايجاد كرد.

راخوان يا بذر پيشنهاد:

يكی از معيارهای مفيد در ايجاد حركت و تشويق افراد به پيشنهاددهی ، ايجاد بستر فكری مناسب برای آنها و تحريك آنها به تفكر در مسير تعيين شده می‌باشد. اين كار توسط اين سيستم براحتی قابل انجام می‌باشد.

پيشنهاددهنده برتر:

يكی ديگر از معيارهای مفيد در ايجاد حركت و تشويق افراد به پيشنهاددهی ، قراردادن نام آنها در ليست فعالين اين سيستم بوده كه ايم كار بصورت خودكار انجام می‌شود.

كنترل جلسات:

كنترل و ثبت صورتجلسات كميته‌ها يا شوراها كه در جهت بررسی و تصميم‌گيری بر روی پيشنهادها تشكيل می‌شود از جمله مواردی است كه به دبيرخانه ، در داشتن آرشيوی قوی و مستند ياری می‌رساند. همچنين پرداخت حق حضور در جلسه به افراد كميته‌ها در اين سيستم براحتی قابل انجام می‌باشد.

قابليت اعتماد در بلندمدت:

يكی از مشكلات بزرگ سازمان‌‌ها ،عدم پاسخگويی سيستم تهيه شده به نيازها پس از چند سال است كه با اضافه شدن داده‌ها بوجود می‌آيد و ناشی از تجربه كم ، عدم آگاهی از حجم زياد داده‌ها و طراحی ضعيف سيستم می‌باشد. معماری قوی و طراحی قابل اعتماد نرم‌افزار بهبود باعث شده كه نرم‌افزار با بيش از 100000 پيشنهاد براحتی كاركرده و تغييری در سرعت اجرا و گزارش‌گيری بوجود نيايد.

نگهداری تاريخچه اطلاعات:

هرگونه تغييرات سازمانی و جابجايی‌های افراد در سازمان در اين سيستم ثبت شده ‌و تاريخچه آن نگهداری می‌شود. به همين دليل دريافت يك گزارش در زمان‌های مختلف ، اطلاعات يكسانی را به شما نمايش می‌دهد.