01دی

مكانيزاسيون فرآيندهای پذيرش و بررسی پيشنهادها

نظام مدیریت مشاركتی در جهان امروز، به عنوان یكی از اصلی‌ترین راهبردهای مدیریت مطرح می‏ باشد.

مكانيزاسيون فرآيندهای پذيرش و بررسی پيشنهادها
در هر موسسه ، سازمان ، شركت و كارخانه همواره می‏توان برای انجام امور به راه‏حل‌هایی بهتر و مؤثرتر از آنچه در حال حاضر معمول است دست یافت. برای دست یافتن به چنین اهدافی باید بستر مناسب جهت اجرای نظام مدیریت مشاركتی كه در جهان امروز به عنوان یكی از اصلی‏ترین راهبردهای مدیریت مطرح می‏باشد را ایجاد كرد كه در آن مشاركت فكری كاركنان یك سازمان زیربنای مدیریت مشاركتی است. نظام پیشنهادها در جهان بعنوان ( Suggestion System ) و بعنوان پایه نظام كایزن (بهبود مستمر) در ژاپن شناخته شده است.

با بررسی و عارضه یابی در بیش از 100 سازمان دولتی و خصوصی كشور و با همكاری بسیاری از مشاوران و طراحان نظام مشاركت , به این نتیجه رسیدیم كه یكی از معضلات و چالش های موجود در نظام پیشنهادها (علاوه بر ساختار سازمان و نظر مدیران و ...) عدم پویایی و كارایی دبیرخانه های نظام پیشنهادها در ارائه خدمات بموقع و قابل اطمینان برای كاركنان سازمان بوده كه این نتیجه استفاده از روش های دستی و سنتی در تعاملات موجود این نظام در سازمان می باشد. این موضوع قابلیت جهش و پیشبرد اهداف سازمان را برای دستیابی به ایدآل های خود در نظام مشاركت را كند و تا حدی غیرممكن ساخته است.

در این مقاله كوشش شده گوشه ای از تجارب 10 ساله در اجرای نظام پیشنهادها در سازمان های مختلف را از منظر فناوری اطلاعات و تفاوت های سیستم های دستی با سیستم های مكانیزه , در اختیار قرارداده شود.

معایب نظام پیشنهادها به روش دستی (سنتی)

1- داشتن برگه كاغذی برای دریافت , بررسی و اجرای پیشنهاد

2- عدم كنترل واقعی در ارائه پیشنهاد تكراری (وابستگی 100% به نیروی انسانی در تشخیص آن)

3- زمانبر بودن بیش از حد فرآیند بررسی اولیه در دبیرخانه نظام پیشنهادها

4- نیاز به نیروی انسانی زیاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها جهت انجام امور پیشنهادها

5- ایجاد گلوگاه و معطلی بیش از حد پیشنهاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها

6- عدم شفاف بودن بررسی پیشنهاد و برخورد سلیقه ای با پیشنهاد

7- عدم آگاهی پیشنهاددهنده از عملیات انجام شده برروی پیشنهاد خود

8- عدم توانایی پیگیری وضعیت و نتایج حاصل , توسط خود پیشنهادهنده

9- عدم آگاهی پیشنهاد دهنده از پیشنهادهای ارائه شده تا كنون

10- وابستگی شدید ارائه پیشنهاد به محبوبیت فرد مسئول دبیرخانه نظام پیشنهادها در سازمان

11- وابستگی به وارد شدن پیشنهاد به بروكراسی اداری با نامه نگاری های متعدد

12- عدم توانایی در ارائه گزارشات و آمارهای بموقع و صحیح

13- افزایش احتمال مفقود شدن پیشنهاد و كپی برداری از آن

14- عدم اجرای نظام پیوسته در سازمان هایی كه گستره جغرافیایی وسیع دارند

15- امكان آمار سازی و عدم نمایش واقعی عملكرد نظام پیشنهادها

16- عدم امكان ارتباط مستقیم با سیستم های اطلاعاتی دیگر و دریافت اطلاعات بروز


sugesstion-benefit

مزایای مكانیزه كردن نظام پیشنهادها

حذف كاغذ در كلیه مراحل ثبت , بررسی و اجرای پیشنهاد

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب و استفاده از جدیدترین امكانات موجود , می تواند سیستمی پیاده سازی شود كه براحتی و برای تمامی افراد قابل دسترس بوده و بدون نیاز به وجود كاغذ , تمامی مراحل پیشنهاد در این سیستم ثبت و گردش اطلاعات در آن صورت پذیرد. این به سهم خود صرفه جویی در هزینه های كاغذ و زمان را بصورت چشمگیری پایین می آورد. همچنین در سرعت گردش اطلاعات و تضمین امنیت آن نیز سهم بسزایی خواهد داشت.

افزایش قابلیت كنترل اطلاعات و استفاده از ابزار هوشمند در دریافت اطلاعات مورد نیاز

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان امكانات بسیاری جهت كنترل اطلاعات در تمامی مراحل گردش كاری پیشنهاد در اختیار داشت كه از جمله آنها می توان به تشخیص پیشنهاد تكراری توسط سیستم بصورت خودكار , اشاره كرد.

ساده سازی فرآیندهای پیشنهاد

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان از پیچیدگی موجود در انجام فرآیندهای ثبت , بررسی و اجرای پیشنهاد جلوگیری كرد و معضلات و مشكلات سیستم های دستی و سنتی را به حداقل رساند. الكترونیكی شدن تمامی فرم های موجود در نظام پیشنهادها باعث می شود تا اطلاعات بصورت كامل ثبت و براحتی قابل دسترس باشند. عملیات دبیرخانه نظام پیشنهادها به سهولت و بدون صرف زمان زیاد انجام شود و همچنین اطلاع رسانی به افراد نیز براحتی و توسط خود فرد می تواند صورت پذیرد. البته می توان از ابزارها یا سرویس های مختلف از جمله پیام كوتاه (SMS) , پست الكترونیك (E-Mail) و اتوماسیون اداری و ... جهت آگاهی از آخرین وضعیت پیشنهاد خود و هر گونه اطلاع رسانی دیگر به افراد نیز استفاده كرد.

عدم نیاز به نیروی انسانی زیاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها جهت انجام امور پیشنهادها

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان بار كاری دبیرخانه نظام پیشنهادها را به نحو قابل ملاحظه ای كم و كوتاه كرد و دبیرخانه را از حالت ساكن و سردرگمی به رشد , پویایی و پالندگی رساند. به این ترتیب دبیرخانه بجای آنكه زمان خود را در جستجوی كوهی از برگه ها و صورتجلسات و... صرف كند می تواند برای پیشبرد اهداف نظام پیشنهادها از طرق مختلف فرهنگی سازی , ترویج مبانی آن زمان بگذارد. همچنین سیستم مكانیزه در سازمان هایی كه سرانه ارائه پیشنهاد زیادی دارند و از نیروی انسانی زیادی برای انجام امور خود استفاده می كنند , می تواند كمك شایانی انجام دهد كه این خود صرفه جویی در هزینه و نیروی انسانی می باشد.

عدم ایجاد گلوگاه و معطلی بیش از حد پیشنهاد در دبیرخانه نظام پیشنهادها

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان بعضی از عملیات مورد نیاز در دبیرخانه را كه قبلا توسط فرد صورت می گرفت را به سیستم مكانیزه سپرد و همچنین بعضی از عملیاتی را كه نیاز به صرف زمان زیاد برای نامه نگاری و ... می باشد را با زدن یك دكمه انجام داد. به این ترتیب زمان بررسی پیشنهاد به حداقل می رسد كه خود فاكتور بسیار مهمی در جلب اعتماد و رضایتمندی پیشنهاددهندگان است.

شفاف بودن بررسی پیشنهاد و عدم برخورد سلیقه ای با پیشنهاد

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان تمامی اطلاعات را برای تمامی افراد قابل رویت نمود تا همگان از روند پیشنهاد مطلع بوده و جای هیچگونه شبهه ای باقی نخواهد ماند. این خود باعث اعتماد افراد به سیستم شده و انگیزش مضاعف در ارائه پیشنهاد دوباره به سیستم را به افراد می دهد.

آگاهی كامل پیشنهاددهنده از عملیات انجام شده برروی پیشنهاد خود

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان به پیشنهاددهنده تمامی عملیات و مراحل طی شده بر روی پیشنهادش را نمایش داد , به نحوی كه بتواند به راحتی و بدون نیاز به واسطه خاصی , آخرین وضعیت پیشنهاد خود , مراحل ونتایج حاصل شده آن را با ذكر توضیحات و دلایل مربوطه مشاهده نماید. این امكان در سیستم های دستی بسیار مشكل بوده و باید توسط دبیرخانه انجام گیرد.

آگاهی پیشنهاددهنده از پیشنهادهای ارائه شده تا كنون

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان به تمامی افراد این امكان را داد كه بتوانند همه پیشنهادهای موجود در سیستم را دیده و در آنها تفحص كنند. در واقع یك پایگاه دانش یا بانك اطلاعاتی بسیار مفید و ارزنده را در اختیار آنها قرار می دهیم كه بتوانند با مطالعه و اجرای آن در پشبرد اهداف سازمانی كمك بسزایی را داشته باشند. این امكان می تواند در ایده دهی به افراد و همچنین عدم ارائه پیشنهاد تكراری نیز بسیار مفید باشد.

توانایی در ارائه گزارشات و آمارهای بموقع و صحیح

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان در هر زمان و مكان كه نیاز به ارائه گزارش و آماری از تمامی عنصرهای اجرایی نظام پیشنهادها از جمله كاركنان ,‌واحدهای سازمانی , كمیته ها و دبیرخانه را داشته باشیم , براحتی و در ظرف كمترین زمان متصور , به خواسته خود برسیم كه این در سیستم های دستی بسیار زمانبر و غیر قابل اطمینان می باشد.

اجرای نظام پیوسته در سازمان هایی كه گستره جغرافیایی وسیع دارند

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان در سازمان هایی كه شعبات آنها در مناطق مختلف قرار دارند , نظامی یكپارچه و قابل دسترس برای تمامی افراد پیاده سازی كرد. اطلاعات براحتی و بدون صرف زمان به دبیرخانه یا كمیته ها انتقال و قابل پیگیری خواهد بود. همچنین این امكان به افراد خارج سازمان نیز قابل ارائه خواهد بود.

قابلیت دسترسی از طریق اینترانت و اینترنت

n با ایجاد یك سیستم مكانیزه مناسب می توان قابلیت دسترسی به سیستم را در هر زمان و مكان برای همه افراد مهیا كرد و این تنها در صورتی امكانپذیر می باشد كه از مدل وب برای تهیه سیستم مكانیزه استفاد شود.

جمع بندی و نتیجه گیری

n موارد ارائه شده را می توان اهم نكات و فاكتورهای قابل توجه در مكانیزاسیون نظام پیشنهادها دانست , لیكن توجه به موارد دیگر از جمله تجربه موفق در سازمان ها , پشتیبانی و ارائه خدمات بموقع , راحتی استفاده از سیستم , استفاده از جدیدترین متد طراحی نظام پیشنهادها یا نظام مدیریت ایده ها در دنیا و كشور و ... نیز در انتخاب یك سیستم نرم افزاری مناسب دخیل خواهد بود.

n در مجموع IT بعنوان یكی از مهمترین ابزار تحول سازمانی برای رسیدن از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب محسوب می شود. یكی از مهمترین اهداف نظام پیشنهادها نیز ایجاد بهبود روشهای سازمانی و تحقق وضعیت مطلوب می باشد. بنابراین بدیهی است كه استفاده از نرم افزار مناسب و كارا در اجرای بهینه نظام پیشنهادها امری اجتناب ناپذیر تلقی می گردد.

تالیف: مجید کهن

این مطلب را به دوستان خود پیشنهاد دهید و به اشتراک بگذارید

دیدگاه (1)

  • Millie

    26 دی 1390 at 21:34 |
    I'm not quite sure how to say this; you made it extremely easy for me!

دیدگاه خود را بیان کنید

شما بعنوان یک مهمان دیدگاه خود را بیان می کنید.